O Kanban é uma ferramenta poderosa para a indústria
A gestão de estoques continua sendo um desafio para as empresas do século XXI, que precisam lidar com o armazenamento e movimentação dos materiais de forma eficiente e precisa. Para se manterem competitivas e reduzir custos, é preciso buscar ferramentas inovadoras que possam contribuir para o crescimento da empresa. Um sistema de controle eficaz pode ser uma solução para o equilíbrio econômico e financeiro da organização.
Pensando nisso, foi criado pela Toyota na década de 1950, no Japão, um sistema de gestão visual: o Kanban. A palavra “Kanban” significa “cartão” em japonês, e é assim que o sistema foi originalmente implementado. O objetivo desse sistema era controlar a produção e o estoque de materiais em um ambiente de produção just-in-time. Com o tempo, o método foi adaptado para outros tipos de processos, e atualmente é utilizado em diversas áreas, desde a indústria até a gestão de projetos.
Se você quiser saber mais sobre os criadores do Kanban e de outras metodologias Lean, clique aqui e veja nosso texto sobre o assunto: O legado de Shingo – Viabiliza + (viabilizamais.com.br)
O método, porém, demonstrou ao longo dos anos o potencial para beneficiar outros segmentos da cadeia produtiva. A importância do Kanban na indústria está na sua capacidade de proporcionar maior eficiência e agilidade nos processos, evitando desperdícios e reduzindo custos. O sistema também permite a identificação de gargalos e a otimização dos fluxos de trabalho, tornando a produção mais flexível e adaptável às demandas do mercado.
Além disso, o método oferece um sistema visual que facilita a comunicação e a compreensão das informações por todos os membros da equipe, contribuindo para uma cultura de colaboração e melhoria contínua. Por essas razões, a metodologia tem se tornado cada vez mais popular em empresas de todos os setores e tamanhos, sendo considerada uma das principais ferramentas de gestão da atualidade.
Os fundamentos do Kanban são:
- Visualização do fluxo de trabalho: O sistema utiliza cartões ou post-its para representar tarefas e seus fluxos. Cada cartão é colocado em uma coluna que representa o estado atual da tarefa.
- Limitação do trabalho em progresso: O Kanban estabelece limites para o número de tarefas que podem estar em andamento em um determinado momento. Isso ajuda a evitar sobrecarga e a manter um fluxo de trabalho constante.
- Gestão da demanda: Ajuda a gerenciar a demanda por trabalho, priorizando as tarefas mais importantes e garantindo que elas sejam concluídas dentro do prazo.
- Melhoria contínua: O método enfatiza a melhoria contínua do processo, permitindo que a equipe identifique e resolva problemas à medida que eles surgem.
- Comunicação e colaboração: Incentivo ao bom relacionamento entre os membros da equipe, permitindo que eles trabalhem juntos para alcançar objetivos comuns.
- Foco no cliente: A orientação ao cliente garante que o trabalho realizado seja valioso e atenda às necessidades dos consumidores.
- Flexibilidade: Adapta-se mais facilmente às mudanças nas necessidades dos clientes e do mercado, permitindo que a equipe promova novas soluções de maneira mais ágil quando é necessário.
Como aplicar o Kanban
De acordo com David J. Anderson, especialista no tema e autor do livro “Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia”, o sistema tem, em geral, 5 passos para sua implementação: sinais visuais, colunas, limite de trabalho em andamento, comprometimento e prazo de entrega.
Como dito anteriormente, a utilização de cartões, post its ou algum tipo de sinalização visual, seja ela física ou digital, é essencial para o funcionamento do método. Esses cartões descreverão a tarefa e suas eventuais movimentações entre etapas do processo. Com isso, o Kanban, além de ajudar a organizar atividades e objetivos, também limita o número de tarefas em andamento, o que beneficia a equipe ao focar em menos coisas por vez, aumentando a qualidade e eficiência em cada atividade.
A metodologia, portanto, dividirá os afazeres em colunas. No geral, as empresas utilizam três grupos principais para organizar essas colunas, sendo elas:
- To Do: as tarefas a serem feitas são organizadas na primeira coluna à esquerda do quadro Kanban. Essa coluna é conhecida como Backlog e contém os cartões de tarefas que devem ser realizadas em seguida. A gestão estratégica do Backlog é fundamental para garantir o sucesso da implementação do Kanban na organização.
Conforme as tarefas avançam para a próxima coluna (Doing), o primeiro cartão da coluna To Do é movido para ocupar o lugar da tarefa que foi concluída.
- Doing: representa as tarefas que os colaboradores estão atualmente executando. À medida que uma tarefa é concluída, o próximo cartão da coluna To Do é movido para ocupar o seu lugar na coluna Doing.
- Done: é para onde todas as tarefas concluídas vão. Seguindo o método, o objetivo se torna movimentar todos os cartões ao longo do quadro para cá, o mais rápido possível, porém mantendo um equilíbrio para não sacrificar a qualidade no processo.
Esse painel, porém, não é limitado a essa estrutura. O sistema pode incluir outras colunas que definem fases mais específicas no ciclo produtivo, como uma coluna apenas para análise dos afazeres logo após da coluna To Do.
A partir de um quadro Kanban, é possível criar um banco de dados de tarefas que ajudarão a identificar métricas, trazer novos insights, definir metas e sinalizar a presença de gargalos na linha de produção. Além disso, o método permite estabelecer prioridades entre as atividades com implementações simples, como a utilização de cores diferentes para os cartões, onde cada cor se refere a um nível diferente de urgência.
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